Partyplanung

So wird Ihre Party zum Erfolg

Eine Party zu planen ist gar nicht so einfach. Während es in der Jugend noch ausreichte ein paar Kisten mit Getränken und eine Musikanlange in einen Kellerraum oder eine Garage zu schleppen und den Dingen ihren Lauf zu lassen, steigen die Ansprüche mit zunehmendem Alter doch erheblich an. Sei es ein runder Geburtstag mit kalt-warmem Buffet, eine Stehparty mit kleinen aber feinen Häppchen, eine Party mit einem Motto wie z.B. ein italienischer oder spanischer Abend, eine Cocktailparty oder eine Karnevalsparty. Alles ist mit einem erheblichen Planungsaufwand verbunden und wenn man sich nicht an einen guten Plan hält, kann man schnell ins Schwimmen geraten. Eine Checkliste mit den wichtigsten Dingen hilft sehr bei der Orientierung und man kann sicher sein, nichts wirklich wichtiges vergessen zu haben.

Checkliste für die Partyplanung

In der folgenden Checkliste sind auch einige Ideen zur Gestaltung und einige Erfahrungen mit eigenen Festlichkeiten eingeflossen. Da Ihre Bedingungen andere sind, sollten Sie die Punkte eher als Hinweise oder Ratschläge betrachten, nicht als festen Plan, dem man unter allen Umständen zu folgen hat. Sie kennen Ihre Gäste am besten und eine gute Party hängt am allermeisten davon ab, ob die Gäste sich wohlfühlen!

1. Motto oder Anlass der Party

Als erstes sollte man Motto oder Anlass und grundsätzliche Ausrichtung der Party festlegen. Besonders dann, wenn von den Gästen z.B. eine bestimmte Kleidung erwartet wird. Wenn man kein bestimmtes Motto festlegen kann oder will, sollte man trotzdem schon frühzeitig über den Anlass der Party nachdenken, da Essen, Trinken, Dekoration, Gestaltung der Einladungen und viele andere Dinge davon abhängen.

2. Ort der Party

Auf dem Lande, aber auch in der Stadt gibt es viele Möglichkeiten Partyräume anzumieten. Oft stellen Vereine ihre Vereinsheime gegen eine relativ geringe Miete zur Verfügung, oder ehemalige Gaststätten werden für Festlichkeiten vermietet. In vielen Kommunen gibt es auch Grillplätze im Grünen, teilweise sogar mit Stromanschluß, die zur Verfügung gestellt werden. Besonders wenn man nur eine kleine Stadtwohnung hat, ist ein solcher gemieteter Raum oft eine kostengünstige und auch individuellere Alternative zum Feiern in einer Gaststätte.

Wenn man aber ein einer Gaststätte feiern möchte, gibt es auch hier erstaunliche Möglichkeiten. Ich war zum Beispiel einmal Gast bei einer Geburtstagsparty, die im Duisburger Zoo ausgerichtet wurde. Neben dem toll dekorierten Raum im Restaurant, war auch freier Eintritt in den Zoo und eine Führung enthalten. Die Kinder der Gäste konnten überdies auch bis Einbruch der Dunkelheit (im Sommer) weiter durch den Zoo laufen, die Tiere bestaunen und auf den Spielplätzen spielen. Auch Schiffe sind ein schöner Ort für eine Feier und je nach Größe der Festgesellschaft gibt es auch unterschiedliche Schiffsgrößen bei den "weißen Flotten". Etwas ganz besonderes ist z.B. auch eine Feier im römischen Museum in Xanten, wo man in der Herberge bei original römischem Essen, mit gewürztem Wein bei Harfenmusik und in römischen Gewändern feiern kann. Oft gibt es auch Arrangements in Verbindung mit einer Aufführung in der römischen Arena dort.

Ganz wichtig: Bei einer Feier im Freien, sollten Sie sich auf schlechtes Wetter vorbereiten und z.B. Zelte oder eine andere Ausweichmöglichkeit organisieren.

3. Einladungen

Etwa 4-6 Wochen vor dem Partytermin sollte man damit beginnen, schön gestaltete Einladungen zu verschicken, oder bei einem weniger formellen Anlass die Gäste telefonisch oder persönlich benachrichtigen. Wenn man Einladungen veschickt ist es sehr schön, wenn diese im Sinne des Mottos, des erwünschten Stils oder des Anlasses gestaltet sind. In jedem Fall sollte man um baldige Rückmeldung bitten, um die Zahl der tatsächlichen Gäste möglichst genau zu kennen.

4. Ausstattung

Schon ab dem Zeitpunkt, wo die Einladungen verschickt sind, soltte man sich um die Ausstattung der Party kümmern.

  • Was braucht man an Tischen und Stühlen?
  • Ist genügend Geschirr und Besteck vorhanden?
  • Wie sieht es mit Gläsern, Aschenbechern, Schnapspinnchen aus?
  • Ist eine Musikanlage vorhanden oder kann eine ausgeliehen werden?
  • Gibt es genügend Kühlmöglichkeiten für Getränke, Desserts oder Eis?

Wenn man sine Getränke bei einem Getränkefachhandel bezieht, kann man dort oft auch Festzelte, Zapfanlagen, Sitzbänke und Tische, Kühltruhen, fertige Eiswürfel und Crushed Eis in großen Beuteln, sowie Gläser, Aschenbecher, Pinnchen und manchmal auch Geschirr und Besteck gegen eine geringe Gebühr mieten oder kaufen. Im allgemeinen wird diese Ausstattung zusammen mit den Getränken angeliefert und nach der Party wieder abgeholt.

5. Dekoration

Neben der Ausstattung kann man sich schon um die Deko Gedanken machen. Als Faustregel gilt: Weniger ist mehr. Lieber etwas weniger Dekoration im Raum verteilen, dafür aber schöne und geschmackvolle Dinge, als den Raum mit allem zu überladen, was die Dekoindustrie anbietet. Konfetti und Luftschlagen in Essen und Getränken sind erst ab einem bestimmten Alkoholpegel lustig und wenn die Tische mit Deko so überladen sind, daß man kaum noch Platz für Teller und Gläser hat, fühlen sich die Gäste auch nicht unbedingt wohl. Einige edle und Geschmackvolle Akzente, hübsche Tischdecken und einige Kerzen, Blumen und Blüten erfüllen den Zweck ohne aufdringlich zu werden.

6. Getränke

Wenn man seine Getränke von Fachhandel zusammen mit der Ausstattung bezieht, hat man am wenigsten Mühe. Bierverleger geben oft auch Getränke in Kommision, so dass man auf jeden Fall genügend Vorräte bestellen kann, am Ende aber nur das bezahlt was tatsächlich verbraucht wurde. Wenn die Party groß genug ist, lohnt sich auf jeden Fall auch Fassbier. Dieses ist zwar etwas teurer als Flaschenbier, schmeckt aber gerade im Sommer und gut gekühlt auch erheblich besser.

Wenn das nicht in Frage kommt und man alle Getränke selbst besorgen muss oder möchte, dann sollte man ebenfalls schon einige Wochen vor der Party damit anfangen. Wenn man bei jedem Einkauf ein paar Flaschen Wein oder eine Getränkekiste mitbringt ist das leichter getan, als alles auf einmal zu besorgen.

7. Essen

Wenn Sie in einer Gaststätte feiern oder einen Partyservice in Anspruch nehmen, sollten sie diese ebenfalls schon frühzeitig beauftragen, sobald Sie die Zahl der Gäste möglichst genau kennen. Gerade im Sommer und um Weihnachten sind viele Restaurants und Partyservices schon ausgelastet und haben keine kurzfristigen Termine mehr frei. Lassen Sie sich bei der Auswahl des Buffets oder Menüs beraten. Manche Gaststätten bieten auch all-inklusive Lösungen an, wo Sie pro Person einen Festpreis bezahlen und Essen und alle Getränke (meist mit wenigen Ausnahmen wie teurer Whisky) schon enthalten sind. Rechnen Sie aber durch, ob Sich das wirklich lohnt. Auf den meisten Feiern wird heutzutage nicht mehr sehr viel getrunken und sie könnten sich bei Einzelabrechnung durchaus günstiger fahren.

Wenn Sie das Essen selbst zubereiten, machen Sie sich eine vollständige Einkaufsliste und bringen Sie alle haltbaren Nahrungsmittel schon bei Ihren normalen Einkäufen mit. So haben Sie kurz vor der Feier nur noch einen Einkauf für die frischen und verderblichen Produkte.

Bei Partys ab etwa 20 Personen lohnt es sich eventuell auch, mit dem örtlichen Bäcker oder Metzger darüber zu verhandeln, ein ganzes Spanferkel, eine Keule oder einen Rücken von Schwein, Rind oder Kalb im Ofen zu backen. Der Metzger ist Ihnen sicher gern beim Pökeln und Würzen behilflich und kennt bestimmt auch einen Bäcker, der noch große Fleischstücke zubereitet. Durch die viel bessere Hitzeverteilung in einem Bäckerofen wird das Fleisch meist sehr zart und saftig und bekommt trotzdem eine hervorragende Kruste.

Ansonsten sollten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Menüs oder Buffets darauf achten, daß sich möglichst viele Dinge auch vorbereiten lassen. Damit können Sie die Arbeit auf zwei Tage verteilen und müssen nicht am Festtag stundenlang in der Küche stehen.

Planen Sie auf jeden fall genügend Zeit für die Zubereitung des Essens ein. Nehmen Sie die Zeiten der Rezepte und schlagen sie mindestens 25% auf. Nicht alles klappt auf Anhieb und Sie werden mit Sicherheit auch die eine oder andere Pause brauchen. Kochen für viele Personen ist echte und harte Arbeit!

8. Musik

Diese sollte sich nach dem Anlass und den Gästen richten. Wenn Sie einen Profi engagieren, sollten Sie sich möglichst vorher über seinen Stil informieren und sich Beispiele geben lassen, wie er die Musik auswählt und wie er eventuell die Gäste mit Spielen animiert. Es gibt kaum etwas peinlicheres, als einen DJ, der völlig an den Gästen vorbeiredet und unpassende Musik auflegt. Aber ein guter DJ kann auch eine etwas langweilige Party noch zu einem tollen Erfolg machen.

Ganz wichtig: Die Musik muss zur Party passen! Ein italienischer Abend wird nur dann richtig funktionieren, wenn auch italienische Musik gespielt wird. Partyhits-Mega-Edition passt da nicht und wenn die einzelnen Teile einer Party nicht zusammenpassen, geht die Stimmung meist baden.

9. Ablaufplanung

Sie sollten sich unabhängig vom Anlass oder Motto der Feier zumindest einen groben Ablaufplan überlegen. Ein Beispiel für eine lockere Geburtstagsparty mit "reinfeiern":

18.00h Begrüßung der Gäste mit Sektempfang

ca. 19.00h Buffeteröffnung mit Ansprache und ruhiger Musikuntermalung

ca. 20.00h Die Tanzfläche wird eröffnet

ca. 21.00h Partyspiele und Animationen

24.00h Das Geburtstagskind wird mit Glückwünschen und Geschenken überhäuft.

Je nach Anlass kann das auch sehr viel detaillierter sein. Bei einer Hochzeit z.B. das Abtanzen des Schleiers, die Reden der Brauteltern u.s.w.

10. Nachlese

Es kann niemals falsch sein, schon im Vorfeld mit einemörtlichen Taxiunternehmen zu sprechen und nach Sonderkonditionen für Großraumtaxis zu fragen. Man kann dann schonim Vorfeld oder während der Feier Fahrten organisieren, um auch leicht beschwipste Gäste sicher und bequem nach Hause zu befördern.

Da man meist zuviel Essen und Getränke hat, ist auch ein Aufräumbrunch eine gute Idee. Gäste, die Ihr Auto haben stehen lassen oder die in der Nähe wohnen können für den nächsten Vormittag noch einmal eingeladen werden und man kann neben dem Aufräumen der Partyräume auch noch gemeinsam die Reste des Vorabends verspeisen.

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